东光地税局浅谈新形势下加强税务机关档案综合管理意见和建议　

　    中国网沧州讯(记者 刘玉良 康立江 通讯员 杜九升 陆华)新的形势下，随着税收征管改革的不断深入，税务档案作为一项宝贵的财富，已不再是简单的资料收集与保管，它已经成为推动税收事业前进的一项基础性工作。税务系统档案综合管理如何与时俱进，怎样突破传统的思维和工作模式，进而增强档案信息资源的开发与利用工作的前瞻性，是我们必须面对和解决的问题。

　　一、传统档案管理现状

　　档案，是指处理完毕并经过整理存档以备查用的各种文件和资料。档案既是一个庞大的信息库，也是一种原生的信息资源，由各种信息零散地储存在众多的单堆档案中。档案的形式多种多样，文书和技术资料等是档案的主要形式。文书档案包括文件材料、手稿、电报、书信、会议记录等一切书面材料，以及录音、录像、影片、唱片、照片、画片等形象化记录材料；技术档案主要是技术设计的图纸、数据、工艺流程、技术原理、设计方案和报告、技术说明书以及操作方法等。它们具有鲜明的科学性和服务性的特点。税收征管档案是指税务机关在税收征收管理活动中形成的与税收征管有关的和涉及所属纳税人的各种有利用和保存价值的文件、凭证、报表、帐册、文书、案卷、资料等不同形式或载体的历史记录。税收征管档案管理的内容主要包括：税收征管档案采集、整理、移交、归档、移送、保管、调阅、销毁。

长期以来，档案工作并未被许多基层税务机关重视，主要体现在以下四个方面：

　　（一）对档案工作主观认识不够。个别单位对档案和档案信息化建设工作认识不到位，在软硬件配置和档案人员的配备上未做长期考虑，有的单位档案员兼职过多，精力分散。对档案和档案价值概念模糊，在具体操作过程中易造成不必要浪费，在档案及档案价值的理解和把握上趋于数量化、片面化，单纯地认为档案装订和归档应该多多益善，缺少对档案综合管理、利用的现实性与统一性相结合的高效能考虑，尤其是在档案价值的鉴定上表现为概念模糊，操作混乱。

　　（二）档案结构单一，管理责任不明，重点不够突出，不利于档案综合分析和利用。许多机关档案室基本上是机关文书档案，反映税收征管实际的税收征管档案资料在质量、规模上有所欠缺。从总体上来说，现存的税收征管档案还不够完整，在一定程度上难以实现档案利用者的多种需求。另外，对反映税收征管实际的各种录音、录像、照片等形象化记录材料和技术档案保管上相关工作也有所欠缺，未形成统一和规范标准。

（三）档案管理手段滞后，很难达到档案利用的最佳效果。随着信息化技术的飞速发展，电子缩微技术的新型模式档案的大量出现，给传统的档案管理模式提出了严峻考验。一是在管理模式上，由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用，所以从总体上看，档案工作自觉地依靠高科技的机制还尚未健全，也导致了档案利用效果难以最大限度地服务于税收工作实际。二是在管理手段上，有些人还简单地认为档案管理现代化就是计算机管理档案，只要摆设了计算机，档案管理现代化就实现了。这种肤浅的认识，不仅妨碍了档案人员对现代化理论和技术的钻研与应用，还表现在机关设备虽然更新了，但档案人员在具体工作中还是采用过去的工作方法，不能积极主动地适应现代管理方式，不思创新，遇到困难时，不是束手无策，就是做表面文章

二、东光县地税局档案管理的基本情况和成效

近年来，东光县地税局非常重视税务档案的管理工作，像抓组织收入一样抓好档案的管理利用，把档案工作列入年初工作计划和议事日程，成立了以一把手为主的档案工作领导小组，制订了档案管理制度，配备了专职档案员，所属部门配备了兼职档案员具体负责本部门对档案移交工作。专职档案员积极参加档案系统组织的学习，并对兼职档案员进行培训。在平时该局档案管理工作做到：保管档案材料齐全完整 做到一季一清理，一年一装订；全宗档案按年度机构的分类方法，案卷的整理排列合理；实现了档案管理自动化，并配备了微机、复印机；档案保管与保护基本达到要求；开建立了较齐全对档案检索工具，对查找档案做到准确迅速，查找率100%，还编写了8种有价值的编研材料。截止2016年底，全局共存文书档案4001件，专业档案4250卷、基建档案20卷，通过东光县地税局和上档案管理部门的共同努力，先后评为省三级、省二级、省一级单位，2013年底，被评为3A级单位。

三、对档案管理走向现代化、信息化的建议　　

　　税务档案管理现代化是一个完整的系统，包括现代化的档案管理方式、管理理念、现代化的设备和复合型、高素质的管理人才及相关的社会环境等。因此，税务机关要实现对档案管理的现代化、信息化应主要做好以下几方面工作：

　 （一）思想上高度重视，增强对档案工作的主观能动意识。首先，各级税务部门应高度重视，尤其是各级领导要层层负责，层层抓落实，防止工作流于形式。要把好关，负好责，促宣传，增强全员参与档案工作的主观能动意识。档案工作在一定程度上可以促使各部门间的职能作用得以充分发挥，因此，密切部门协调，为档案工作的蓬勃发展拓宽更加通畅的客观环境也是不容忽视的。还要成立以局长为组长的工作考评小组，组织人员到各征收单位指导资料的收集、整理，对档案管理保证专人、专库、专款专用。其次，规范档案工作程序，完善管理制度。加大对档案工作的目标考核力度，制定出符合本单位工作实际的档案管理措施、标准，在规定时间内对各单位进行严格考评，把工作任务、责任量化、细化，分别交予相关单位领导、直接责任人。对于税收征管档案，可采取交叉稽核、清理的办法，组织人员到各纳税户中进行税收检查，对不符合要求的补办档案资料，对合格的档案资料交专人、专室整理归档。对于永久保存的档案在有条件的情况下可统一送印刷厂装订，保证档案美观，便于长期保管。

　 （二）提升档案质量，增强价值意识。根据国家档案局信息化建设精神和上级档案局制定的档案信息化建设目标，税务部门关于档案室的信息资源建设质量、档案网络建设的标准也应加大工作力度，就电子公文如何实现保值增值方面，应按照国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》要求，制定出符合本单位工作实际的电子文件归档管理办法，避免政出多门、责任不清现象发生。此外，加强与档案管理部门的沟通和交流，发现问题及时处理，确保档案和档案室信息化建设的基础性工作真正落实到位，也是有效保证电子档案充分实现保值增值的较好途径。

　　（三）确保充分实现档案综合分析和利用职能，增强服务意识。一是要加大对档案工作的投入力度、宣教力度、奖惩力度是体现服务意识的有效途径之一。硬件设施投入方面，建好、维护好档案室是保证档案工作顺利开展的基础性工程，要有效保障档案室及相关设备建设的专款专用，严格执行库房"八防"措施，尤其要使档案库房的温湿等指标达到国家要求的标准，保证档案保存的质量。在抓好人员服务上，应着重强调对档案工作人员和其他工作人员的岗位责任意识、目标管理意识和奖勤罚懒原则，提高对档案工作的认知性、紧迫性和时代性，使档案人员最大范围地为档案工作站好岗、执好责，继而使档案工作最大限度地为税收中心工作铺好路、服好务。二是要按照档案工作的规律和程序，指导、协调好各文书部门、业务部门的各种档案的立卷和归档工作。严格执行国家税务总局制定的《全国税务机关档案管理办法》、《税收征管业务规程》及《内蒙古自治区国家税务局税收征管档案管理暂行办法》，对档案进行集中统一管理。注重维护档案的完整与安全，必须抓好档案的收集、整理、保存、鉴定，统计、移交和利用等七个环节，尤其是要抓好税收征管档案的收集、整理、归档，这样才有利于进一步抓好利用档案的环节，使其他环节又服从和服务于利用这一环节。

　　（四）优化配置，加强档案人才队伍建设，增强信息意识。优化人员结构，合理配置，是实现档案人才队伍建设的首要因素。首先，加强教育培训力度，是推进档案队伍建设的重要手段。一方面，要以现代化的技术要求为准，结合本单位实际情况，针对档案工作者的不同层次、不同岗位，有步骤、有计划地对档案人员进行继续教育。另一方面，要从工作岗位和个人基础条件出发，突出重点，尽快解决档案人员的知识结构老化问题，不断进行知识更新，提高档案人员对相关学科如经济、理、科技等知识的扩展能力。还要要求档案员不仅掌握计算机数据库的管理技术，还要熟悉档案室情况，及时跟踪、了解档案业务最新领域及其发展情况，使档案人员视野开阔、技术全面，整体素质显著提高，逐步适应档案管理现代化和信息化的需要。其次，作为档案工作者本身，要不断进行自我加压和充电。要在综合素养上下功夫，即具有能够敏锐地发现信息、确定何时需要信息、需要什么信息与检索、评价和有效利用信息的能力及修养，增强信息意识，使自己不但要成为本行业的"专家"，还要努力成为了解税务行政管理、税收征管、税收行政执法及各行各业等相关知识的"杂家"。因此，除专业知识和计算机知识外，还应重点充实信息学、传播学、图书馆学、行政管理学、经济学、法学等相关知识，不断增加知识储备。